Kalkulation

Kalkulation

Im Prinzip hat man in einem Dienstleistungsunternehmen Stunden, Material und Fremdleistungen zu verkaufen.

Ein einfacher Kalkulationsansatz ist, dass man die Fixkosten mit den Produktivstunden deckt, und den Unternehmensgewinn mit dem Materialzuschlag verdient.

Als erstes muss man die produktiven Stunden ermitteln. Produktive Stunden werden durch die produktiven Mitarbeiter geleistet, das sind die Stunden, die an den Kunden weiterberechnet werden können. Also Techniker oder Monteure usw.

Man geht jährlich von 250 Arbeitstagen aus. Davon sind 200 Tage produktiv. (30 Urlaubstage und 20 Tage Feiertage, Krankheit oder Urlaub. Jetzt multipliziert man die durchschnittliche Arbeitzeit / Tag, die fakturiert werden soll. Z.B. 8 Stunden am Tag = 1600 produktive Stunden / Jahr, die maximal pro Mitarbeiter fakturiert werden könnten.

Wenn man sich die Azubis ansieht, muss man natürlich die Berufsschulzeiten abrechnen, und auch die geringere Produktivität berücksichtigen, da diese noch nicht fertig ausgebildet sind.  

Das sind reine Planwerte. Diese sollten möglichst kurzfristig mit den tatsächlichen Produktivstunden abgeglichen werden.

Ermittlung des Stundenverrechnungssatzes

Auch das ist nicht schwierig und gesunder Menschenverstand.

Als nächstes rechne ich mir den Gemeinkostenanteil aus.

Daraus kann ich meine Kosten / Stunde errechnen

Damit habe ich meine Lohn- und Fixkosten im Unternehmen gedeckt.

 Das ist der Preis, unter dem ich nach Möglichkeit nicht gehen sollte.

Gründe für eine Kalkulation mit diesen Sätzen, ist bspw. eine schwache Auftragslage, während er ich meine Mitarbeiter beschäftigen muss. Oder ich möchte Aufträge unbedingt aus Prestigegründen oder um den Fuß in ein neues Kundenunternehmen zu bekommen.

Meine absolute Preisuntergrenze ist aber Kosten/Stunde. Wenn ich hier runter gehe, mache ich definitiv in meinem Unternehmen Verlust.

Berechnung des Materialzuschlages

Der Materialzuschlag wird errechnet, indem man den Materialeinsatz ins Verhältnis zum Umsatz setzt.

Daraus errechnen sich 2 Werte.

Der Kalkulationszuschlag und die Handelsspanne.

Diese lässt sich an einem einfachen Beispiel erläutern:

Ich kaufe eine Ware für 10 Euro ein, und verkaufe sie für 20 Euro.

Mein Kalkulationszuschlag ist 100%, weil 10 Euro + 100% = 20 Euro.

Meine Handelsspanne ist 50%, weil 20 Euro – 50 % = 10 Euro.

Ich ermittle diese Werte so:

Warum ist das so einfach?

Naja, wir decken die gesamten Fixkosten und Lohnkosten mit den Produktivstunden, damit können wir den Unternehmensgewinn mit dem Materialzuschlag erwirtschaften.

Das ist natürlich wieder der minimale Materialzuschlag, mit dem ich meine geplanten Unternehmensziele erreiche. Wenn ich höhere Zuschläge nehmen kann, weil es vielleicht gerade der Markt so hergibt, oder ich kann Ware günstiger als in der Verkaufskalkulation berechnet wurde, erwerben, dann erziele ich damit unerwarteten Gewinn.  

Da ich nicht auf jede Ware immer die gleichen Kalkulationszuschläge rechnen kann, (Ein Server wird anders kalkuliert als ein Netzwerkkabel, ein Kessel anders als ein Thermostatventil) sollte ich mir Artikelgruppen oder Warengruppen definieren, die ich als Basis für meine Kalkulation nehme.

Ermittlung der Produktivstunden

Die Produktivstunden sind der Dreh- und Angelpunkt in meinem Unternehmen.

Erreiche ich nicht die geplanten Stunden, dann kann ich meine Personal- und Fixkosten nicht abdecken. Oder mein Gewinn schmälert sich, weil diese Kosten ja irgendwie bezahlt werden müssen.

Jetzt gibt es auch noch 2 Arten von Mitarbeitern, bei denen ich unterschiedliche Sachen bedenken muss.

  1. Ich habe Angestellte, die ein monatliches Festgehalt bekommen. Denen ist es nicht wirklich wichtig, ob alle ihre Stunden abgerechnet werden. Ihr Gehalt bekommen sie oder so.
    Außerdem kann es schnell dazu kommen, dass sich diese überwacht fühlen.
  2. Mitarbeiter, die ihre Lohnstunden bezahlt bekommen. Diese führen in der Regel 2 „Buchhaltungen“. Wenn sie beim Kunden oder auf der Baustelle sind, werden die Stunden auf den Auftragszetteln erfasst. Als zweiter Beleg werden Wochenzettel ausgefüllt, wo auch die Stunden notiert werden, die nicht auf Aufträge gebucht werden. (Krankheit, Urlaub, Lagerarbeiten usw.)

Da die Produktivstunden ein zentraler Wert für meine Unternehmenssteuerung ist, muss ich hier eine zeitnahe Übersicht bekommen.

Hier eine elektronische Erfassung hin zu bekommen macht sehr viel Sinn.

Also wäre der optimale Weg eine elektronische Auftragsbearbeitung hin zu bekommen mit gleichzeitiger Stundenerfassung.

Habe ich Lohnempfänger (s.o. Gruppe 2) dann muss ich entsprechende Lohnarten definieren.

Das sind bei uns im Unternehmen:

Hinter den Lohnarten verbergen sich die Lohnarten des Steuerberaters, so dass dieser nach Prüfung zum Monatsende unsere Stunden zur Abrechnung erhält.

Die Gruppierung in Gruppen hilft bestimmte Lohnarten für Auswertungen zusammenzufassen.

Außerdem kann ich durch die Erfassung der Fremdarbeitstunden meine Rechnungen der externen Dienstleister aus dem System heraus kontrollieren. Und habe gleichzeitig alle Stunden auf der Baustelle erfasst.

Hierbei muss ich nur darauf achten, dass ich nicht gleichzeitig die Rechnungen der Personaldienstleister auf die Baustelle buche.

Dann wären die Kosten doppelt drin.