Controlling

Was ist Controlling?

Controlling ist ein Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen. (Gabler Wirtschaftslexikon)

Grundsätzliche Überlegungen

Als erstes überlege ich mir, was ich über mein Unternehmen wissen will, mit welcher Kennziffer ich das beantworten kann, und welche Daten ich dafür benötige.

Und ich möchte Kennzahlen vorgeben, und permanent verfolgen, ob diese aus dem Ruder laufen. (Budgetplanung)

 Die Budgets aufzustellen ist ein permanenter Kampf. Hier gibt es teilweise Vorgaben der Geschäftsführung, die jeder Realität entbehren. Dann muss man aber auch gleich die Erwartungen an das Budget anpassen.

Bevor ich mir die Kennzahlen ansehe, mache ich mir Gedanken, wie ich meine Geschäftsbereiche organisieren will.

Geschäftsbereiche / Kostenstellenstruktur

Ich muss mir darüber im Klaren sein, welche Geschäftsbereiche ich eigentlich transparent und vergleichbar machen möchte. Dieses können im Heizungs-/ Sanitärbereich zum Beispiel sein:

Oder im IT-Bereich

Wenn ich diese Struktur definiert habe, möchte ich wissen, wie lukrativ diese Kostenstellen sind. D.h. Welche Umsätze und welche Kosten entstehen auf den Kostenstellen.  

Jetzt schaue ich mir meine Kennzahlen an.

Kennzifferermittlung (KPIs)

Betrachten wir die oben genannten Kennziffernermittlung einmal genauer

Diese Kennziffern werden übrigens auch KPIs genannt. Dieser Begriff kommt aus dem englischen und heißt: Key Performance Indicator.

Auftragsbestand / Geschäftsbereich

Diese Kennziffer ist sehr einfach zu ermitteln. Man addiert alle offenen Auftragssummen.

Wenn man den Aufträgen bereits Kostenstellen zugeordnet hat, kann man natürlich auch den Auftragsbestand / Kostenstelle ermitteln, so sieht man sehr schnell, wo man in Auslastungsengpässe geraten kann, weil man vielleicht nicht in jeder Abteilung die gleichen Produktivmitarbeiter hat.

Wenn man den Aufträgen gleich die geplanten Kundentermine zuweist, kann man die Auslastung auch schon zeitlich sehen.  

Natürlich besteht ein Auftrag oft aus Material, das eingebaut werden muss, und Stunden, die für den Einbau aufgewendet werden müssen.

Abbildung 1: Beispiel für Auftragsbestand

Aus dieser Grafik kann ich sehr einfach sehen, dass meine Heizungsabteilung mit Projekten die nächsten 3 Monate erstmal ausgelastet ist.

Die Sanitärabteilung könnte im April neue Aufträge gebrauchen.

Die Kundendienstabteilung hat ja nur kurzfristige Aufträge. Hier würden in die Zukunft nur Wartungsaufträge zur Ausführung anfallen. Ansonsten geht der Auftragsbestand eigentlich immer runter.

Als wichtige Kennziffer wäre hier die Höhe des aktuellen Auftragsbestandes zu betrachten, weil ich damit die Auslastung in nächster Zeit betrachten kann. Habe ich zu wenig zu tun, könnten die Mitarbeiter bei Projekten eingesetzt werden.

Gewinn / Geschäftsbereich

Denn Gewinn / Geschäftsbereich könnte man als Differenz zwischen Erträgen und Kosten pro Geschäftsbereich darstellen.

Grafisch könnte man das so darstellen:

Hier sieht man sehr schön, dass bei „Projekte / Sanitär“ Verlust produziert wurde. Dies kann an falscher Kalkulation liegen, ungünstiger Umstände bei der Abarbeitung, oder vielleicht sind noch nicht alle Rechnungen geschrieben worden.

Auch eine zeitliche Abfolge pro Kostenstelle wäre hier darstellbar:

Gewinn / Auftrag

Diese Kennziffer betrachten wir im Kapitel „Auftragscontrolling“ genau.

Liquiditätsvorschau

Die Liquiditätsvorschau kann auf der Basis von aktuellen Kontoständen, offenen Posten aus Ausgangsrechnungen und zu zahlenden Lieferantenrechnungen ermittelt werden.

Weiterhin muss man hier geplante Ausgaben berücksichtigen. Dazu gehört bspw. Miete, Gehälter, bestimmte Steuern usw.

Die Vorschau kann auf Tages-/Wochen- oder Monatsebene erstellt werden.

Hier an dem Beispiel kann man sehen, dass die Ausgaben im Februar höher als die Einnahmen waren. Das kann zum Beispiel damit zusammenhängen, dass Lieferantenrechnungen bereits (vielleicht sogar unter Skontoausnutzung) gezahlt wurden, die Einnahmen aber erst einen Monat später gezahlt wurden. Wenn jetzt der Kontostand geringer wäre, könnte das dazu führen, dass man in den Dispositionskredit kommt. Hier könnte man auch gegensteuern, indem man die Kundendienstaufträge schneller abrechnet.

 Umsatzvorschau

Die Liquiditätsvorschau kann ich natürlich noch einen Schritt weitertreiben, in dem ich mir den Auftragsbestand ansehe, dann die Durchschnittszeit für der Erstellen der Rechnung draufschlage, und das auf die Erträge drauf rechne.

Das ist natürlich ganz schöner Aufwand, und wenn die Zahlen gut aussehen auch nicht unbedingt nötig.

Durchschnitt Kundendienstauftrag

Diese Kennziffer ist relativ einfach zu ermitteln, indem ich den Kostenstellenumsatz für Kundendienst durch die Anzahl der Kundendienstaufträge dividiere.

Bei uns wird teilweise das Telefon nicht angenommen. Wieviel Geld geht uns durch diese nicht angenommenen Aufträge verloren?

Ok, in der Regel rufen die Kunden später noch einmal an. Aber gerade in der Übergangszeit zur Heizperiode, sollte ich überlegen, ob ich zusätzliches Personal ans Telefon setze, oder vielleicht alternative Auftragsannahmesysteme (Ticketsystem) bereitstelle.

Offene Aufträge ohne geschriebene Rechnung

Dies ist ein wichtiger Wert.

Ich sollte für jede Tätigkeit einen Auftrag anlegen, und meine Mitarbeiter sollten nur auf Auftragsbasis arbeiten.

Damit habe ich immer eine Übersicht über diese Belege. Gerade wenn Papierbelege im Spiel sind, kann es sein, dass einige Aufträge niemals abgerechnet werden.